MINAUT: Strategy Tools dalam Analisis Persoalan

MINAUT, sebuah brand name unik yang dipatenkan oleh PPM Manajemen, yang diambil dari kata “Minyak” dan “Auto Accessories”. Keduanya merupakan industri yang menjadi latar belakang beberapa kasus utama yang digunakan pada awal dimulainya pelatihan ini pada tahun 1970-an.

Dalam menjalankan tugas sehari-hari, apa pun bidang tugasnya, terdapat empat pertanyaan pokok yang selalu muncul saat menghadapi masalah:

*Masalah apa yang sedang dihadapi?

*Mengapa masalah itu terjadi?

*Tindakan apa yang harus diambil?

*Bagaimana memastikan rencana terlaksana?

Proses berpikir mengikuti pola, input – process – output. Salah satu kasus yang bisa menjadi bahan pelatihan mandiri MINAUT saya berikan pada konteks di bawah ini. 

TEMA: CHARGER SMARTPHONE MERK ROBOT

Berikut adalah hasil wawancara Kenzie Purnomo dkk., tim investigasi internal, terhadap para manajer dan beberapa karyawan di sebuah pabrik yang memproduksi charger samrtphone. Pabrik yang mempekerjakan 350 karyawan ini memproduksi charger smartphone merk Robot, Orange, dan Doors. Total produksi per harinya tidak kurang dari 10.000 unit. Wawancara ini dilakukan pada hari Selasa, 3 Maret, pukul 13.15 sampai kira-kira selesai pukul 18.00. Berikut adalah beberapa orang yang diwawancarai.

MR. BEN BUTTON, Manajer Pabrik

Dia adalah manajer yang didatangkan dari London tiga tahun yang lalu. Masih muda, umurnya 31 tahun dan biasa dipanggil Pak Ben. Orangnya tegas dan sudah fasih berbahasa Indonesia dengan logat Inggris. 

RONALD WIDJAJAPOETRA, Manajer Produksi

Dia orangnya teliti dan perfeksionis dalam bekerja. Umurnya sekitar 42 tahun, sudah berkeluarga dan ramah senyum. Dia biasa dipanggil Jaja.

HARRY GILIAN, Manajer Pengendalian Mutu

Dia seorang yang banyak bicara dan senang mengobrol dengan karyawan yang lain saat jam istirahat. Orangnya cekatan saat bekerja, sering dipanggil Harry.

JON HANDOKO, Manajer Personalia

Orangnya baik karena suka mendengarkan keluhan para karyawan dan mencarikan solusinya, walaupun kadang-kadang nihil solusi. Sehari-harinya dia dipanggil Jon dan dihormati oleh para karyawan yang lainnya.

KARTIKA NUGRAHA, Supervisor Ban A

Dia selalu berpakaian sederhana saat bekerja tapi selalu membawa semua peralatan yang dia butuhkan. Panggilan sehari-harinya adalah Kartika.

JOAKA MINULEKA, Supervisor Ban B

Orangnya sabar dalam bekerja dan murah senyum. Anak buahnya selalu menyapanya dengan sapaan “Pak Bos” karena keteladanannya. Sehari-harinya dia dipanggil Eka. 

***

Wawancara dengan Pak Ben pukul 13.15.

Kenzie : Pak Ben, apakah Anda tahu tentang apa yang sebenarnya terjadi di pabrik hari ini? 

Pak Ben : I don’t know what happened this morning. Nobody could explain it to me. Saya mendapat laporan bahwa ada masalah di Ban A. Harry mengatakan kalau penolakan yang terjadi pada charger smartphone merk Robot mengalami peningkatan yang signifikan. Saya mengerti bahwa kejadian ini mungkin terjadi. Tapi apakah harus sebesar 10% penolakannya? Biasanya yang tidak memenuhi standar selalu di bawah 2%. 

Kenzie : Kapan laporan dari Harry masuk ke Pak Ben?

Pak Ben : Sekitar jam 10.15 pagi. 

Kenzie : Penolakan seperti apa yang terjadi?

Pak Ben : Charger smartphone tidak bisa menyalurkan daya listrik sama sekali. Saya hanya berharap ini tidak akan mengganggu pengiriman ke konsumen. You know sendiri kan, bagaimana mereka kalau sudah complaint ke kita? I just don’t want to dissapoint anyone here. 

***
Wawancara dengan Jaja pukul 13.35

Kenzie : Jaja, sebenarnya apa yang terjadi di pabrik hari ini?

Jaja : Saya mendapat laporan dari Harry bahwa terjadi penolakan yang lumayan tinggi pada produksi charger smartphone merk Robot yaitu sebesar 10%. Ini jauh di atas yang seharusnya 2%. 

Kenzie : Setelah tahu laporan dari Harry, apa yang Anda lakukan?

Jaja : Langsung setelah mendapat laporan itu, saya mencari Kartika untuk mengetahui keadaan di sana. Dia bilang kalau semua baik-baik saja pada mesinnya. Suku cadang yang dirakit juga tidak yang cacat. Semua sudah diselesaikan dengan baik. 

Kenzie : Apakah Anda sudah mencari Eka juga? 

Jaja : Saya juga sudah koordinasi dengan Eka. Dia bilang di Ban B memang pengerjaannya agak berbeda dengan Ban A. Di sana para karyawan yang menyolder suku cadang dikerjakan dengan sistem one-on-one, sedangkan di Ban A pengerjaannya dilakukan satu berdua. Tapi saya tidak melihat ini sebagai masalah, karena di Ban A masing-masing karyawan sudah saling kenal jadi mudah untuk bekerja sama saat penyolderan.

Kenzie : Apakah terjadi hal yang di luar kebiasaan?

Jaja : Tidak ada yang jauh menyimpang. Sejak saat saya mulai bekerja di sini Ban A memang kinerjanya tidak lebih bagus dari Ban B. Penolakan yang terjadi di sana selalu lebih tinggi dari Ban B, walaupun masih dalam batas toleransi. Sejak PT. Maju Bersama mengalami penurunan produksi menjadi sepertiganya, kita telah menambah pasokan suku cadang dari PT. Jogja Baru yang dimulai pagi tadi. Kemarin suku cadang mereka sudah masuk ke gudang, kualitasnya tidak jauh beda dengan yang lama. 

Kenzie : Apakah ada pengaruh dari supplier yang berbeda terhadap penolakan ini?

Jaja : Saya rasa tidak, mereka sudah dikenal memiliki produk berkualitas baik. Dalam memproduksi adaptor charger smartphone merk Robot dan Doors, digunakan suku cadang yang dipasok dari PT. Maju Bersama. Sedangkan yang lain, suku cadangnya dipasok dari PT. Megaton karena bahan yang digunakan harus sesuai dengan permintaan konsumen. Suku cadang ini dibagi menjadi dua bagian, yaitu bagian pertama pada adaptornya, bagian kedua pada kabel USB. Dari segi bentuk, adaptor charger smartphone merk Orange lebih lebar dan tipis dari kedua merk lainnya. Sejak setahun yang lalu, smartphone merk Orange telah memperbaharui sistem pengisian baterenya sehingga bisa menggunakan charger yang lebih ramping dimana hal ini dapat menambah kualitas visualnya. Selain itu, charger smartphone merk Orange dan Doors memiliki ujung kabel Micro USB-B yang sama, sedangkan merk Robot ujungnya lebih tebal dan lebar. Semua jenis charger diberi dua warna pilihan, yaitu hitam dan putih. (sambil menunjukkan bagian-bagian charger)

(Gambar Adaptor)

Kenzie : Bisa diperjelas rincian prosedur dalam produksi charger-charger tersebut?

Jaja : Baiklah, secara sederhana, pertama-tama semua suku cadang disiapkan di atas ban berjalan menuju masing-masing ban perakitan. Tahap perakitan dilakukan di dua Ban dengan kapasitas sama, yaitu Ban A dan Ban B. Perakitan suku cadang charger smartphone merk Orange dan Doors dilakukan di Band B, sedangkan charger smartphone merk Robot khusus dilakukan di ban A karena produksinya dua kali lipat dari charger smartphone merk Orange ataupun Doors. Perakitannya sudah dilakukan oleh mesin atau robot perakit, kecuali pada tahap penyolderannya dilakukan oleh pekerja. Setelah selesai dirakit, hasilnya diuji-coba lalu dikemas dan siap untuk didistribusikan ke konsumen.

Kenzie : Apakah penolakan yang terjadi hanya sekali atau berulang?

Jaja : Tidak sekali. Saya mendapat laporan lagi pada pukul 10.55 dimana penolakan charger smartphone merk Robot mengalami peningkatan sebesar 2% dari sebelumnya. Lalu pada pukul 11.35 penolakannya masih tinggi.

***
Wawancara dengan Harry pukul 14.50

Kenzie : Harry, Apakah benar hari ini terjadi penolakan yang cukup tinggi? 

Harry : Iya benar, penolakannya terjadi pagi tadi sekitar jam 10.05 sebesar 10%. Lalu terakhir pukul 10.50 penolakannya sampai 12%. Sampai sekarang angkanya masih tinggi.

Kenzie : Penolakan seperti apa yang terjadi?

Harry : Penolakan terjadi hanya pada charger smartphone merk Robot. Jadi setelah diuji, charger tidak dapat mengalirkan listrik sama sekali. Untuk charger smartphone merk lainnya, produksi masih baik-baik saja seperti biasa. 

Kenzie : Selain tidak mengalirkan listrik, apakah ada penolakan yang lain?

Harry : Ada macam-macam penolakan yang terjadi, hanya saja yang tertinggi hari ini lebih dari biasanya ya penolakan tadi, tidak bisa mengalirkan listrik sama sekali.

Kenzie : Apakah semua mesin dan alat bekerja dengan baik? 

Harry : Terakhir kita periksa masih baik kondisinya. Walaupun sudah kita pakai selama hampir 5 tahun, kelaikannya masih bagus. 

***
Wawancara dengan Jon pukul 15.25

Kenzie : Jon, apakah Anda mengetahui apa yang sedang terjadi di pabrik hari ini?

Jon : Ya saya mendengar dari Pak Ben kalau terjadi penolakan yang tinggi pada produksi charger smartphone merk Robot. 12%, laporan terakhir yang saya dengar.

Kenzie : Apakah Anda mendengar sesuatu dari karyawan di Ban A atau Ban B?

Jon : Kartika, Supervisor Ban A, lapor pada saya pagi tadi sebelum produksi mulai. Dia bilang kalau banyak karyawan di Ban A yang mengeluh padanya tentang hak-hak mereka yang tidak diperhatikan. Kemarin saat Arif, salah satu dari mereka, anaknya meninggal karena sakit tidak mendapat perhatian dari perusahaan. Ijin pun sangat susah didapat, bahkan diancam dipecat kalau ingin ijin lebih dari sehari. Saya jawab saja kalau itu memang kebijakan perusahaan, kalau ijin harus sehari. Saya juga berduka kemarin mendengar kabar itu. 

Kenzie : Apakah Anda melihat tanda-tanda yang tidak biasa dari para karyawan hari ini?

Jon : Tadi siang waktu istirahat makan siang, mereka keliahatan berkumpul untuk membicarakan sesuatu. Saat saya datang untuk bergabung, mereka mulai membicarakan hal yang berbeda dan beberapa diantaranya pergi membereskan makan siangnya. 

Kenzie : Apakah Anda mendapat informasi lebih jelas tentang percakapan mereka?

Jon : Salah satu dari mereka saya tanya, dan dia menjawab kalau mereka sedang membicarakan masalah hak ijin yang terlalu sedikit. Selain itu mereka mengeluh tentang kenaikan gaji yang sampai sekarang belum terealisasi.

***
Wawancara dengan Kartika dan Eka pukul 16.15

Kenzie : Kartika, apakah di Ban A hanya memproduksi charger smartphone merk Robot saja?

Kartika : Iya benar, di sini memang hanya memproduksi yang merk Robot saja karena jumlahnya dua kali lipat dari merk Doors ataupun Orange. Yang lainnya diproduksi di Ban B.

Kenzie : Lalu, bisa Anda jelaskan apakah yang terjadi di Ban A hari ini?

Kartika : Tidak ada yang aneh di Ban A pagi ini sebelum penolakan. Suku cadang dari pemasok baru sudah mulai dipakai. Kualitasnya sepertinya sama saja.

Kenzie : Apakah sebelumnya pernah terjadi hal mencurigakan atau di luar kebiasaan?

Kartika : Tidak ada seingat saya. Oh sebentar, saya ingat sekarang. Hari Kamis lalu, Rudi diskors sehari gara-gara lalai saat bekerja. Dia menumpahkan air putih saat bertugas mengawasi ban berjalan. Kejadian itu menyebabkan suku cadang basah dan ban berjalannya berhenti kira-kira hampir 30 menit sampai semua dibersihkan dan diperbaiki. Suku cadang yang basah dibersihkan dan dikeringkan. Sayang kalau tidak dipakai lagi karena jumlahnya lumayan banyak yang basah. Kalau tidak salah, tadi pagi suku cadang tersebut sudah mulai digunakan lagi. Selain itu, saya rasa tidak ada yang tidak biasa.

Kenzie : Kalau di Ban B, apakah baik-baik saja, Eka?

Eka : Di Ban B semua baik-baik saja. Semua bekerja seperti biasanya. Tidak ada yang berubah sama sekali di Ban B, walaupun penolakan tetap ada tapi masih dalam batas wajar. 

***
Pukul 18.00 Di Ruangan Pak Ben

Kenzie : Pak Ben, ini adalah hasil wawancara hari ini. Kami akan segera memulai analisis hasilnya.

Pak Ben : Terima kasih, Ken. Saya terkejut. Ini adalah laporan terakhir sampai saat ini. Alat dan mesin semua bekerja normal. Penolakan yang terjadi hanya pada charger smartphone merk Robot, dan tingkat penolakannya sebesar 18%. Angka yang sangat besar. (sambil menunjukkan laporan dari Harry)

***Untuk mengakses jawaban dari Analisis Persoalan ini, silakan berlangganan blog ini dan ketik alamat email Anda pada kolom comment.